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Mechanische Faxgeräte Adieu

Unified Messaging im Einsatz bei einem Energieversorger in Halle

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Die Einsparung mechanischer Faxgeräte, eine hohe Erreichbarkeit und die elektronische Verarbeitung von Nachrichten waren die Ziele eines Energieversorgungunternehmens in Halle bei der Suche nach der passenden Unified Messaging Lösung. Entschieden hat sich das Unternehmen für den Unified Messaging Server IXI-UMS von serVonic.


Frank Rittners, Managementberater bei der IT Consult GmbH in Halle. Bild: IT Consult GmbH

Die Anforderungen

Um die Kommunikation in den Bereichen Logistik, Vertrieb und Betreuung Energiegemeinschaften effizienter zu gestalten, hat sich das Energieversorgungsunternehmen bereits im Jahr 2001 für den Einsatz der Fax- und Unified Messaging-Lösung IXI-UMS von serVonic entschieden. Die Lösung von serVonic sollte die Funktionen Fax und Voice in Microsoft Exchange 2010 sowie in dem vorhandenen SAP-System bereitstellen. Ziel war es, neben der Einsparung von mechanischen Faxgeräten eine hohe Erreichbarkeit sowie eine elektronische Verarbeitung der Nachrichten zu ermöglichen. Die IT-Consult GmbH in Halle hat den Energieversorger bei der Suche nach der richtigen Lösung unterstützt: Frank Rittners, Managementberater, erzählt: „Die nahtlose Integration der IXI-UMS Lösung in Microsoft Exchange und SAP war für die Entscheidung ausschlaggebend. Seit der ersten Entscheidung hat der Energieversorger die serVonic Software kontinuierlich aktualisiert. Zuletzt wurde IXI-UMS im September 2012 upgedated.

Die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung vereint alle Nachrichten - E-Mail, Fax, Voice und SMS - unter einer Oberfläche, zum Beispiel Microsoft Outlook
Die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung vereint alle Nachrichten - E-Mail, Fax, Voice und SMS - unter einer Oberfläche, zum Beispiel Microsoft Outlook. Screenshot: serVonic GmbH

Die Lösung: Unified Messaging mit IXI-UMS

serVonic IXI-UMS ist eine Unified Messaging Lösung, die sich in Messaging Systeme wie Microsoft Exchange integriert und ERP-Systeme wie SAP um UM-Funktionen ergänzt. Als Add-On Lösung integriert sich der serVonic UM-Server nahtlos in die Messaging Umgebung und nutzt die vorhandene Architektur mit MTA – Message Transfer Agent -, Datenbanken und E-Mail Client. Die Benutzer versenden, empfangen und verwalten alle Nachrichtenarten – E-Mail, Fax, Voice, SMS – im gewohnten E-Mail Client Microsoft Outlook. Die Benutzer können die neu hinzugekommenen Nachrichtenarten intuitiv nutzen, sie müssen kein neues Programm erlernen. Aus dem SAP System können sie Faxe direkt aus Anwendungen heraus versenden, z.B. Bestellungen oder Auftragsbestätigungen. Die Integration in das genutzte Messaging und ERP-System erfolgt über Connectoren. IXI-UMS ist flexibel und modular aufgebaut: Die UM-Dienste Fax, Voice, SMS und Mobile können je nach Bedarf einzeln oder zusammen in unterschiedlichsten Umgebungen eingesetzt werden. Die Kommunikation nach außen erfolgt via IXI-UMS Kernel und ISDN-, IP- oder Hybrid TK-Anlage.

Die Nutzung

Rund 550 Mitarbeiter nutzen die serVonic Unified Messaging Lösung integriert in Microsoft Exchange 2010 und angebunden an SAP. Sie versenden täglich rund 60 Faxe und erhalten rund 180 Faxe direkt im Microsoft Outlook E-Mail Posteingang. Die Mitarbeiter faxen Bestellungen direkt aus dem SAP System heraus, die Rückmeldungen über den Versand werden ihnen auch im Postfach angezeigt. Ebenso versenden und erhalten sie Angebotsanfragen per Fax und nutzen den Massenfaxversand zur Information von Kunden und Interessenten. „Die elektronische Verarbeitung speziell des Massenfaxversands bringt dem Energieversorger enorme Zeiteinsparungen“, erläutert Frank Rittners. 30 Mitarbeiter nutzen IXI-UMS zusätzlich als Anrufbeantworter: Sie erhalten Anrufbeantworternachrichten als E-Mail mit WAV oder MP3 Datei Anhang und hören die Nachrichten per Soundkarte und PC-Lautsprecher ab. Die genutzten UM-Nachrichtenarten Fax und Voice können die Mitarbeiter ebenso wie E-Mails behandeln und verwalten, zum Beispiel weiterleiten, archivieren oder löschen.

Die IT Consult betreibt in ihrem Rechenzentrum die serVonic IXI-UMS Lösung sowie das Microsoft Exchange und SAP System für ein Energieversorgungsunternehmen in Halle
Die IT Consult betreibt in ihrem Rechenzentrum die serVonic IXI-UMS Lösung sowie das Microsoft Exchange und SAP System für ein Energieversorgungs-unternehmen in Halle. Skizze: serVonic GmbH

Die technische Realisierung

Die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Software mit den Diensten Fax und Voice wird von der IT Consult Halle in einem Rechenzentrum für das Energieversorgungsunternehmen betrieben. IXI-UMS in Version 5.80 ist mit den Komponenten IXI-UMS Kernel und den Diensten Fax und Voice für 4 Kanäle auf einem Server der IT-Consult Halle GmbH installiert. Der IXI-UMS Kernel arbeitet hinter der TK-Anlage, die für die Verbindung in das öffentliche Telefonnetz zuständig ist. Die Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server 2010 erfolgt über den IXI-UMS Exchange 2010 Connector, die Kommunikation mit dem SAP R/3 System über den IXI-UMS Connector for use with SAP® R/3®. Über Glasfaserverbindungen ist der Energieversorger mit dem Rechenzentrum verbunden. Die Mitarbeiter des Unternehmens können mit ihren Arbeitsplatz-PCs die Funktionen nutzen. Sie senden, empfangen und verwalten ihre Faxe und Sprachnachrichten mit ihrem gewohnten E-Mail Client Microsoft Outlook und faxen direkt aus Anwendungen wie SAP. Die Rückmeldungen über den erfolgten oder nicht erfolgten Versand sowie weitere Informationen erhalten sie in ihrem Posteingang. Die problemlose Installation der IXI-UMS Komponenten hat einen halben Tag gedauert.

Fazit

„Die Einführung der IXI-UMS Unified Messaging Lösung bei dem Energieversorger hat den gewünschten Erfolg gehabt“, resümiert Frank Rittners. „Die Einsparungen mechanischer Faxgeräte, die hohe Erreichbarkeit und die elektronische Verarbeitung von Nachrichten wurde verwirklicht“. Auch die  problemlose und zügige Installation der Software hat überzeugt.

Copyright: serVonic GmbH
Stand: März 2013

Kurz notiert

Software-Komponenten

serVonic
- IXI-UMS Kernel Version 5.80
- IXI-UMS Fax
- IXI-UMS Voice
- IXI-UMS Exchange 2010 Connector
- IXI-UMS Connector for use with SAP® R/3®

Microsoft
- Exchange Server 2010
- Outlook

SAP
- R/3

Energieversorger Halle

Kontakt

Sibylle Klein
+49 8142 4799-27

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