Unternehmen auf dem Weg zu Unified Messaging

Zukunftssicher, flexibel, modular und skalierbar

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Seit Jahren Thema und doch immer noch brandaktuell: Unified Messaging. Unified Messaging integriert unterschiedliche Kommunikationsmedien unter einer Anwenderoberfläche. Der Benutzer soll effektiver und effizienter arbeiten können, das Unternehmen Zeit und Kosten einsparen. E-Mail, Fax, Sprach- und Kurznachrichten sind die klassischen Unified Messaging Kommunikationsmedien. Unternehmen, die sich für die Einführung einer UM-Lösung entscheiden, sollten bei der Auswahl der richtigen Lösung einige wenige Kriterien beachten.


Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme

Zunächst sollte ein Bedarfsanalyse erfolgen: Welche Funktionen werden in welchem Umfang benötigt. Ein Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern beispielsweise profitiert von der Integration der SMS-Funktion: So können die Kolleginnen und Kollegen im Haus bequem über PC mit den Außendienstmitarbeitern kurze Nachrichten austauschen. Für ein Unternehmen, das viele Bestellungen oder Auftragsbestätigungen versendet, scheint nicht nur die Faxkomponente wichtig, sondern auch die Einbindungsmöglichkeiten in ERP oder CRM Systeme.
Die darauf folgende Bestandsaufnahme zeigt, dass die unterschiedlichen Kommunikationsmedien - E-Mail, Fax, Sprach- und Kurznachrichten - bei den meisten Unternehmen auf die eine oder andere Weise bereits realisiert sind. Während E-Mail in die vorhandene ITK-Struktur eingebunden ist, wird die Möglichkeit, Faxe zu versenden, über ein Faxgerät gegeben. Sprachnachrichten sind lediglich in Form von Anrufbeantworternachrichten mittels TK-Anlage eingebunden, SMS wird im besten Fall über Firmenhandys umgesetzt. Die Grundlage für eine vereinheitlichte Kommunikation ist mit der vorhandenen E-Mail Funktion und dem zugrunde liegenden Messaging Server, beispielsweise IBM Domino, in den Unternehmen bereits vorhanden. Ebenso ist eine TK-Anlage, ISDN-basiert, hybrid oder IP-basiert, in die ITK-Struktur eingebunden. Die Lösung der Wahl sollte idealerweise bestehende Strukturen aufnehmen und keine Redundanzen verursachen.

Die Komponenten der serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung sind durch die Firewall getrennt, es besteht zu keiner Zeit eine direkte Verbindung zwischen externem und internem Netzwerk. Skizze: serVonic GmbH

Sicherheitsaspekte

Die UM-Lösung sollte sich jedoch nicht nur in die vorhandene ITK-Struktur einbinden lassen, sondern auch das jeweils vorhandene Sicherheitskonzept unterstützen: Vergabe von Berechtigungen, Firewall und TLS.
Wer welche Berechtigungen zum Versand und Empfang welcher E-Mails besitzt, ist in der jeweiligen Benutzerdatenbank, beispielsweise im Domino Namens- und Adressbuch festgelegt. Damit der Sicherheitsstandard auf dem gewünschten Niveau bleibt, sollten auch für die UM-Nachrichten Fax, Voice und SMS diese entsprechend festgelegt werden können.
Eine Firewall trennt das interne und das öffentliche Netzwerk. Sie soll unerwünschte Zugriffe beim Datentransfer verhindern. Anhand festgelegter Regeln prüft sie, welche Daten durchgelassen werden. Die Verbindung einer Unified Messaging Lösung zum PSTN erfolgt über die TK-Anlage. Damit die Unified Messaging Lösung in das jeweilige Firewall-Konzept eingebunden werden kann, ist es hilfreich, wenn die Komponenten, über die der Zugriff in das externe Netzwerk erfolgt, von denen getrennt werden können, die intern für die Integration in die IT-Welt sorgen. Dazu ist es notwendig, dass die einzelnen Softwarekomponenten sinnvoll entkoppelt werden können.
Unterstützt die UM-Lösung auch das hybride Verschlüsselungsprotokoll TLS, ehemals SSL, dann trägt sie auch die Sicherheitsmaßnahmen mit, die auf diesem Standard beruhen.

Die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung erweitert den vorhandenen IBM Notes E-Mail Client um die UM-Nachrichtenarten Fax, Voice und SMS. Skizze: serVonic GmbH

Die Lösung der Wahl

Die UM-Lösung der Wahl sollte also die gewünschten Funktionen flexibel zur Verfügung stellen und sich in die vorhandene ITK-Struktur und das Sicherheitskonzept integrieren. Hier die passende Lösung auszuwählen, ist einfacher als es zunächst scheint. Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche UM-Konzepte: Add-On Lösung oder eigenständiger Kommunikationsserver. Im Gegensatz zum eigenständigen Kommunikationsserver ergänzen Add-On Lösungen lediglich die fehlenden Komponenten. Sie integrieren sich in die vorhandene ITK-Struktur und nutzen die bereits vorhandene grundlegende Messaging Architektur. Sie integriert sich idealerweise über Standards in das vorhandene System, beispielsweise IBM Domino und Notes. Der Administrator verwaltet die Lösung mit den bekannten Tools, die Benutzer verwenden ihr bekanntes E-Mail Postfach, das um die gewünschten UM-Nachrichtenarten erweitert wird. Nutzt die Add-On Lösung die vorhandenen Datenbanken, kann der Administrator hier ebenso wie für die E-Mails Berechtigungen für Versand und Empfang der UM-Nachrichten vergeben. Ist die Add-On Lösung darüber hinaus flexibel und modular konzipiert, kann das Unternehmen Funktionen und Leistung dem aktuellen Bedarf anpassen und zu einem späteren Zeitpunkt erweitern. Können die einzelnen Komponenten der Lösung sinnvoll voneinander entkoppelt werden, unterstützt sie mögliche Firewall-Konzepte.

Die serVonic IXI-UMS Add-On Unified Messaging Server Lösung integriert sich über Standards in die vorhandene ITK-Struktur. Skizze: serVonic GmbH

Besondere Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen

Eine standard-basierte, integrierte, modulare, skalierbare und flexible Unified Messaging Lösung wie der IXI-UMS Unified Messaging Server von serVonic bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile: Integriert sich die Software auf Basis von Standard-Protokollen und –Schnittstellen in die vorhandene ITK-Umgebung, migriert sie mit möglichen Veränderungen mit. Wird beispielsweise die TK-Technik modernisiert oder das IBM Domino System aktualisiert, arbeitet die UM-Lösung auch mit den neuen Komponenten problemlos zusammen. Die Standards in diesem Bereich heißen: LDAP, IMAP und SMTP für die Integration in das Messaging System und ISDN, SIP oder H.323 für die Zusammenarbeit mit der TK-Anlage. Ist die UM-Lösung darüber hinaus eine sogenannte Single Store Add-On Lösung, nutzt sie die bestehenden Messaging Komponenten inklusive der vorhandenen Datenbanken wie IBM Domino und Notes Datenbanken und Namens- und Adressbuch Die UM-Nachrichten werden direkt in der vorhandenen Messaging Datenbank gespeichert und die neu hinzugekommen Nachrichtenarten direkt in der jeweiligen Datenbank beim bereits angelegten Benutzer gepflegt. Das hat gerade im Bereich KMU mehrere Vorteile: Die Nachrichten sind immer konsistent, da sie nicht repliziert werden. Der Bedarf an Hardware bleibt gering. Berechtigungen werden entsprechend denen für E-Mail auch für die UM-Nachrichten direkt beim Benutzer vergeben. Der serVonic IXI-UMS Server erweitert die „Benutzerkarte“ um einen weiteren „Karteikartenreiter“. Ist die Lösung modular und skalierbar aufgebaut, können die Komponenten und die Performance genau passend ausgewählt und später erweitert werden. Bietet der Hersteller der UM-Lösung eventuell noch eine speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnittene Lösung zu einem günstigeren Preis an, dann hat ein Unternehmen im Prinzip die für sich passende Lösung gefunden.

Ausblick: Massive Veränderungen in der ITK-Technologie

Passt die jetzt gefundene Lösung auch in Zukunft? Diese Frage ist berechtigt: Die Technologie im Bereich ITK hat sich in den letzten Jahren massiv verändert: Von herkömmlichem ISDN zur Voice over IP Technologie, von in House Installationen zu Cloud Lösungen, von ISDN zu All-IP und Next Generation Networks. All das hat natürlich auch Auswirkungen auf die Unified Messaging Lösung. Daher ist umso wichtiger, auf eine Lösung zu setzen, die konsequent auf Standards basiert und ebenso konsequent auf Standards weiterentwickelt wurde und wird. Dann kann ein Unternehmen davon ausgehen, dass diese auch in die neuesten Technologien auf Basis der jeweiligen Standards eingebunden werden können wird.

Fazit

Die Unified Messaging Lösung der Wahl sollte folgende Kriterien erfüllen: Den jetzigen Kommunikationsbedarf abdecken. Zukunftssicherheit durch Standards gewährleisten. Flexibel, modular und skalierbar in Funktionen, Komponenten, Preis und Leistung sein. Vorhandene Sicherheitskonzepte unterstützen. Sich nahtlos in die vorhandene Messaging Architektur integrieren und keine Redundanzen verursachen. Dann kann ein Unternehmen davon ausgehen, dass es nicht nur den jetzigen, sondern auch den zukünftigen Unified Messaging Bedarf in sich verändernden ITK-Strukturen mit einer passenden Lösung abdecken kann.

Copyright: serVonic GmbH
Stand: 16 Juli 2015


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