Ideen für Haus und Garten: serVonic UC bei der Richard Köstner AG

Unified Messaging und CTI an acht Standorten (Teil 2)


Die Nutzung

Die Richard Köstner AG nutzt die serVonic Unified Messaging Lösung IXI-UMS als Faxserver und softwarebasierten Anrufbeantworter. IXI-UMS ist in acht deutschen Richard Köstner Standorten im Einsatz. 84 Mitarbeiter versenden täglich rund 600 und erhalten ca. 20 Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Werbenachrichten per Fax. Die Mitarbeiter senden Faxe nicht nur direkt aus ihrem E-Mail Client Microsoft Outlook, indem sie eine neue E-Mail öffnen, an eine Faxnummer adressieren und eine Datei anhängen und/oder Texte schreiben. Sie nutzen auch die IXI-UMS Client Tools für den Versand von Faxen direkt aus den Microsoft Outlook Kontakten: Dazu markieren sie den gewünschten Kontakt und wählen im IXI-UMS Button die Option „Fax senden“. Daraufhin öffnet sich das E-Mail Fenster mit entsprechender Faxadressierung. Serienfaxe versenden die Mitarbeiter aus Microsoft Word heraus: Wie gewohnt generieren sie ein Seriendokument, hinterlegen die anzufaxenden Adressaten und wählen im IXI-UMS Button die Funktion „Serienfax“. Darüber hinaus versenden die Mitarbeiter der Richard Köstner AG Faxe direkt aus dem eingesetzten ERP-System proALPHA. Unabhängig davon, über welchen Weg oder aus welcher Anwendung heraus Faxe verschickt werden, die Rückmeldungen über erfolgreichen oder nicht erfolgten Versand erhalten die Mitarbeiter in ihrem jeweiligen Microsoft Outlook Posteingang.
Fünf Mitarbeiter des Unternehmens nutzen IXI-UMS darüber hinaus als Anrufbeantworter: Geht ein Anruf ein, der auf den IXI-UMS Anrufbeantworter weitergeleitet wird, hört der Anrufer die Ansage des entsprechenden Benutzers und kann eine Nachricht hinterlassen. Diese erhält der entsprechende Mitarbeiter in seinem Posteingang als E-Mail mit WAV-Datei Anhang. Die Nachricht in der WAV-Datei kann er sich via Soundkarte oder PC Lautsprecher anhören. Möchte er die Nachricht am Telefon abspielen, wählt er am IXI-UMS Button die Option „An Telefon senden“.
Die serVonic IXI-Call CTI Lösung, jetzt ProCall, nutzen 106 Mitarbeiter der Richard Köstner AG integriert in Microsoft Outlook. Für ausgehende Anrufe nutzen sie Wählhilfe oder Hotkey und wählen so per Mausklick oder Tastatur Telefonnummern aus Anwendungen, Kontakten oder direkt aus dem Telefonjournal. Darüber hinaus planen sie Anrufe und legen sich diese auf Wiedervorlage. Für eingehende Anrufe nutzen sie die Funktionen Anruferidentifikation, Weiterleiten, Rückfragen und Verbinden. Ein Telefonjournal zeigt alle Anrufe an: Ausgehende, Eingehende und Entgangene. Zur verbesserten Inhouse Kommunikation dient Instant Messaging: Die Mitarbeiter senden sich untereinander kurze Nachrichten in Echtzeit.

Über den zentralen IXI-UMS Unified Messaging Server nutzen die Niederlassungen die Unified Messaging Funktionen. Quelle: serVonic GmbH

Die technische Realisierung

Die Richard Köstner AG setzt IXI-UMS in Version 5.83 mit 6 Kanälen ein, der IXI-UMS Exchange 2003 Connector sorgt für die Integration in den zentralen Microsoft Exchange Server. Die Mitarbeiter in den Standorten greifen auf den zentralen Terminal Server in Neustadt zu und nutzen die dort bereitgestellten Dienste für Fax und Voice sowie unterschiedliche Routingmethoden: Zielorientiertes Outbound Routing zur Kostenoptimierung, Dienste-abhängiges Routing und übergreifende Dienste-Nutzung der Unified Messaging Funktionen über die Zentrale. Eine Installation des IXI-UMS Kernels in den Niederlassungen ist nicht notwendig. Die Standorte der Richard Köstner AG sind über Managed Network verbunden, in den Niederlassungen und der Zentrale sind unterschiedliche Siemens HiPath TK-Anlagen im Einsatz. Über Tapi bzw. Multiline Tapi ist die Anbindung des ERP-Systems proALPHA auf den Terminalservern realisiert.
Die CTI-Lösung setzt die Richard Köstner AG in der Version ProCall 3.0 für 106 Benutzer ein. Die Software ist auf einem Celeron 3,2 – XP-Professional Rechner installiert und wird ebenfalls mit Windows Terminal Server genutzt.

Stefan Strauch, Projektleiter bei der Cancom NSG GmbH in Nürnberg
Stefan Strauch, Projektleiter bei der Cancom NSG GmbH in Nürnberg. Quelle: Cancom NSG GmbH

Die serVonic Software für Unified Communication inklusive aller Komponenten wurde zusammen mit dem serVonic Partner Cancom NSG GmbH reibungslos und in kurzer Zeit installiert. „Die Richard Köstner AG konnte die serVonic UC-Lösungen umgehend in Betrieb nehmen“, erläutert Stefan Strauch, Projektleiter bei der Cancom NSG GmbH in Nürnberg. „Die Mitarbeiter konnten die neuen UM- und CTI-Funktionen sofort intuitiv bedienen.“

Fazit

„Bis heute sind wir mit der Entscheidung für die serVonic Lösungen hochzufrieden“, resümiert Jochen Schmitt. „Speziell der Multisite Betrieb begeistert uns: So können wir ohne großen Aufwand kostenoptimiert Faxe versenden und empfangen.“ Die Richard Köstner AG konnte mit den serVonic Lösungen alle ihre Ziele wie „Prozesse im Vertrieb und im Einkauf zu verbessern“ und „Einbindung in die vorhandene IT-Umgebung mit Terminal Server und ERP-System“ verwirklichen und darüber hinaus ihren Mitarbeitern zusätzliche praktische Funktionen zur Verfügung stellen.


1 | 2

Infos

Nähere Informationen zum Thema "Unified Communication mit serVonic" finden Sie hier.

Impressum | AGB | © 2018 estos GmbH