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Die richtige Unified Messaging Lösung

Auswahlkriterien für Unternehmen

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Eine Unified Messaging Lösung wie IXI-UMS von serVonic integriert sich in das vorhandene Messaging System, alle Nachrichtenarten sind im gewohnten Client, hier Microsoft Outlook, vereint
Eine Unified Messaging Lösung wie IXI-UMS von serVonic integriert sich in das vorhandene Messaging System, alle Nachrichtenarten sind im gewohnten Client, hier Microsoft Outlook, vereint. Screenshot: serVonic GmbH

Zeitersparnis, Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung – das sind nur einige der Schlagworte, die mit Unified Messaging in Zusammenhang gebracht werden. Unified Messaging vereint alle Nachrichten unter einer einheitlichen Oberfläche, der PC wird zur Kommunikationszentrale. Der Mitarbeiter kann hier alle Nachrichten verwalten, versenden und empfangen: E-Mails, Faxe, Sprach- und Kurznachrichten. Er spart sich die Nutzung unterschiedlichster Endgeräte und Wege, z.B. zum Faxgerät, und dadurch Arbeitszeit. Ist der Mitarbeiter unterwegs, kann er mit seinem Handy, Smartphone oder Tablet-PC auf alle Nachrichten zugreifen, diese lesen, abhören, sich vorlesen lassen und bearbeiten. Der Einsatz einer Unified Messaging Lösung macht für alle Unternehmen Sinn, die Informationen mit beispielsweise Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten nicht nur per Telefon austauschen.


Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme

Es gibt nicht nur eine Unified Messaging Lösung am Markt. Für die Entscheider stellt sich daher die Frage, welche der angebotenen Lösungen die für das Unternehmen Beste ist. Zunächst gilt es, den eigenen Bedarf zu definieren: Welche Funktionen – E-Mail, Fax, SMS, Anrufbeantworter, Zugriff von unterwegs – sollen wie vielen Mitarbeitern aktuell zur Verfügung gestellt werden und welche Funktionen sind eventuell schon vorhanden. Wie sieht die IT- und TK-Struktur und -Architektur aus, in die sich die Unified Messaging Lösung einfügen soll. Welche zukünftigen Veränderungen werden im Hinblick auf die Mitarbeiterzahl, das Kommunikationsaufkommen und die ITK-Struktur erwartet.

IXI-UMS von serVonic ist eine Single Store Add-On Unified Messaging Lösung, die die vorhandenen Datenbanken, hier z.B. Information Store und Active Directory, nutzt. Screenshot: serVonic GmbH

Single Store Add-On Lösung

Die Kommunikation per E-Mail gehört heutzutage in nahezu jedem Unternehmen zum Büroalltag. Damit ist eine wichtige UM-Komponente sowie die grundsätzliche Messaging Architektur bereits vorhanden: Das System zum Austausch von Nachrichten bietet einen Client für die Benutzer, den MTA (Message Transfer Agent) für den Transport der Nachrichten sowie Datenbanken, in denen die Nachrichten gespeichert und die Benutzer verwaltet werden. Möchte das Unternehmen den Mitarbeitern weitere UM-Nachrichten zur Verfügung stellen, bietet sich hier eine sogenannten Add-On Unified Messaging Lösung an: Diese integriert sich in das vorhandene Messaging System, z.B. Microsoft Exchange oder IBM Domino, und nutzt die vorhandene Struktur für Nachrichtentransport und Verwaltung sowie den E-Mail Client. Die Mitarbeiter können die neuen Nachrichtenarten intuitiv bedienen, da sie alle Nachrichten mit dem gewohnten Client versenden, empfangen, verwalten und bearbeiten. Sie müssen kein neues Programm erlernen, der Schulungsaufwand ist somit gering. Ebenso verwaltet der Administrator die neuen Funktionen im gewohnten Umfeld. Handelt es sich darüber hinaus um eine sogenannte Single Store Lösung, werden die Nachrichten alle in einer Datenbank vorgehalten. Dadurch bleibt nicht nur der Bedarf an Hardware gering, auch für den Zugriff auf die Nachrichten von unterwegs mit Telefon, Handy, Smartphone, PC oder Tablet ist das Wesentlich: Alles, was der Benutzer von unterwegs abhört und bearbeitet, passiert direkt in der Nachrichtendatenbank. Ist er wieder in seinem Büro, ist sein Posteingang am Arbeitsplatz-PC automatisch auf dem aktuellen Stand. Es können keine Inkonsistenzen entstehen.

Skalierbar und modular

Nicht jede UM-Funktion ist für jedes Unternehmen wichtig. Eine modular aufgebaute und skalierbare  Unified Messaging-Lösung verfügt über leistungsfähige Bausteine, die je nach Bedarf ausgewählt und erweitert werden können. So kann ein Unternehmen die aktuell benötigten Funktionen mit entsprechender Leistung auswählen und implementieren und zu einem späteren Zeitpunkt wahlweise weitere Funktionen hinzunehmen oder die Leistung erweitern. Es kann sich beispielsweise entscheiden, jetzt lediglich die Faxfunktion für 300 Mitarbeiter einzuführen und in einem Jahr die SMS und/oder Voice-Funktionalität hinzuzunehmen und die Benutzerzahl auf 500 zu erweitern. Für große Unternehmen bieten diese Eigenschaften einen weiteren Vorteil: Oftmals wird Unified Messaging hier nicht komplett in vollem Umfang eingeführt, sondern nach einem Stufenplan: Zunächst werden in der Pilotphase nur einige Mitarbeiter mit einer Funktion ausgestattet, um sowohl die Anzahl der Mitarbeiter als auch die Funktionen dann stufenweise zu erweitern.

Die serVonic IXI-UMS Unified Messaging Lösung fügt sich auf Basis von Standards in die vorhandene ITK-Struktur ein. Skizze: serVonic GmbH

Standardbasiert und investitionssicher

Außer den Veränderungen im Kommunikationsbedarf des Unternehmens wirken sich auch die Veränderungen im IT- und TK-Bereich auf die Unified Messaging Lösung aus: Aktualisiert das Unternehmen beispielsweise das Messaging System oder plant es die Migration von herkömmlicher auf IP-basierte oder hybride TK-Anlage oder lagert es die IT-Infrastruktur in die Cloud aus, betrifft das das Zusammenspiel zwischen Messaging System, Add-On UM-Lösung und TK-Anlage. Damit die Unified Messaging Lösung sich nicht nur in die aktuelle ITK-Struktur einfügt, sondern mögliche Veränderungen nahezu reibungslos mitträgt, empfiehlt sich eine Lösung, die unter anderen auf folgenden Standards basiert: LDAP, IMAP und SMTP für die Integration in das Messaging System und ISDN, SIP oder H.323 für die Zusammenarbeit mit der TK-Anlage.

Zusatzfunktionen für große Unternehmen mit verteilten Standorten

Für große Unternehmen mit verteilten Standorten gilt es, noch weitere Faktoren einer Unified Messaging Lösung zu beachten: Bietet die Lösung beispielsweise spezielle Varianten und Funktionen in Bezug auf Ausfallsicherheit und Hochverfügbarkeit, unbeschränkte Ausbaufähigkeit, Integration in Firewall-Konzepte, Least Cost Routing zum günstigen Versand von Nachrichten sowie flexible Gestaltungsmöglichkeiten für verteilte Standorte mit zentraler, dezentraler oder gemischter Struktur, bietet das gerade Konzernen eine Vielzahl weiterer Vorteile.

Fazit

Die Auswahl der für das eigene Unternehmen passenden Unified Messaging Lösung gestaltet sich einfacher als zunächst gedacht: Entscheidet sich das Unternehmen für eine Standard-basierte, flexible und skalierbare Lösung, die sich darüber hinaus in das vorhandene Messaging einfügt, ist es auf der sicheren Seite: Die Lösung deckt nicht nur den aktuellen Bedarf ab und integriert sich in die vorhandene ITK-Struktur, sondern passt sich auch den jeweiligen Veränderungen an.

 

Copyright: serVonic GmbH
Stand: 7. Mai 2013


Infos

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