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Unified Messaging in der Cloud

Anforderungen an eine moderne UM-Lösung

von Sibylle Klein | serVonic GmbH | Public Relations


Mehr Flexibilität und weniger Aufwand – das verspricht Cloud Computing. Immer mehr Unternehmen denken darüber nach, ihre IT-Infrastruktur auszulagern und Rechenleistung, Speicherplatz und Software as a Service über das Internet zu beziehen. Zeit- und Geldersparnis, mehr Effizienz und kundenorientierte Kommunikation – das versprechen Unified Messaging Lösungen: Der PC wird für den Benutzer zum universellen Endgerät, über den er alle Nachrichtenarten - E-Mail, Fax, Voice, SMS - unter einer Oberfläche versendet, empfängt und verwaltet. Unified Messaging in der Cloud soll die Vorteile beider Konzepte vereinen.


Unterschiedliche Ansätze

Ob und wie Unified Messaging in der Cloud verwirklicht werden kann, hängt nicht zuletzt von der Art der UM-Lösung ab. Grundsätzlich gibt es für die Umsetzung von Unified Messaging zwei Ansätze: Als eigenständiger Kommunikationsserver mit Client oder als  Add-On Software zu einem bestehenden Messaging- oder ERP-System.  Eine Add-On Unified Messaging Software ergänzt lediglich die Funktionen, die fehlen: Fax, Voice, SMS und mobiler Zugriff, E-Mail wird vom Messaging- oder ERP-System zur Verfügung gestellt. Ein UM-Server wie IXI-UMS von serVonic integriert sich nahtlos über Connectoren in das jeweilige System und nutzt die vorhandene Architektur und Struktur, z.B. für Versand, Empfang und Verwaltung von Nachrichten oder Benutzerberechtigungen. Die Benutzer müssen kein neues Programm erlernen, sondern können die zusätzlichen Funktionen intuitiv bedienen. Sie nutzen dafür die bekannte Oberfläche, z.B. Microsoft Outlook. Da Unternehmen in der Regel bereits ein Messaging System wie Microsoft Exchange oder ein ERP-System wie SAP R/3 einsetzen, bietet sich der Einsatz einer Add-On UM-Lösung an.

Das Zusammenspiel der Komponenten

On-Premises und in der Cloud gilt: Das Messaging- oder ERP-System, die TK-Anlage und das Unified Messaging System müssen sich verstehen. Das Messaging- oder ERP-System stellt die  Kommunikationsstruktur und  -architektur innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, die TK-Anlage übernimmt die Verbindung in das öffentliche Telefon-Netzwerk. Der UM-Server vermittelt zwischen TK- Anlage und Messaging- bzw. ERP-System und bereitet die UM-Nachrichtenarten Fax, Voice und SMS entsprechend auf, prüft die Berechtigungen und routet die Rückmeldungen über den Versand der Nachricht zum entsprechenden Postfach. Während Messaging bzw. ERP System Anbieter ihre Dienste auch Online in der Cloud zur Verfügung stellen, z.B. Microsoft Office 365, Google Apps oder SAP Business ByDesign, sind die TK-Anlagen meist nach wie vor im Hause installiert. Allerdings gibt es auch hier bereits Entwicklungen in Richtung Cloud, z.B. mit IP Centrex. Die Unified Messaging Lösung sollte sich hier den Gegebenheiten anpassen und unabhängig davon, welche Komponenten ein Unternehmen auslagert, einfach funktionieren.

Die technische Umsetzung

Damit sich alle Komponenten reibungslos verstehen und es für eine Unified Messaging Lösung keine Rolle spielt, ob ein Unternehmen alle oder einzelne Komponenten im Unternehmen selbst vorhält oder aus der Cloud heraus nutzt, ist es wichtig, dass alle Komponenten auf Standards basieren. Nur so können die jeweils zum Unternehmen passenden Komponenten herstellerunabhängig ausgewählt und zusammengestellt werden. Zusätzlich ist gewährleistet, dass die Kommunikationsstrukturen mit dem technischen Fortschritt mitwachsen können. Für viele Unternehmen spielt die UM-Nachrichtenart Fax - nach E-Mail - die wichtigste Rolle. Faxversand und -empfang in der Cloud zu realisieren, ist für viele UM-Anbieter jedoch noch ein Problem. serVonic ist derzeit einer der wenigen  Anbieter, der eine Verbindung zwischen Messaging-  bzw. ERP-System und Faxserver in der Cloud auf der einen und TK-Anlage On-Premises auf der anderen Seite für ein- und ausgehende Faxnachrichten realisieren kann. Zunächst integriert sich die Faxserverlösung über den entsprechenden Connector in das Messaging- oder ERP-System, die Verständigung basiert auf dem SMTP-Standard.

Messaging- bzw. ERP- System und UM-Faxserver in der Cloud verstehen sich über SMTP, die Verbindung mit der IXI-UMS on-site Komponente basiert auf den Standards http oder https und WebDAV, die Verständigung zwischen IXI-UMS on-site Komponente und TK-Anlage basiert auf ISDN und T.30 oder IP mit T.38 oder SoftFax. Skizze: serVonic GmbH

Variante 1:  Messaging- oder ERP System und Faxserver in der Cloud, TK-Anlage On-Premises

Werden sowohl Faxserverlösung als auch Messaging System aus der Cloud genutzt, integriert sich der Faxserver - über den jeweiligen Connector - beispielsweise in Microsoft Office 365, Google Apps oder in SAP Business ByDesign. Der Nutzer erstellt die Faxnachricht wie gewohnt und versendet diese über das jeweilige gehostete Messaging- oder ERP-System an den Faxserver in der Cloud. Dieser prüft die Berechtigungen,  wandelt die Nachricht in ein faxfähiges Format um und versendet sie entsprechend via IXI-UMS on-site Komponente über die TK-Anlage. Der Fax-Empfang funktioniert in umgekehrter Richtung: An der TK-Anlage ankommende Rufe, die für den Faxempfang eingetragen wurden, werden von der IXI-UMS on-site Komponente angenommen. Daraufhin wird  die Faxübertragung gestartet. Die empfangenen Daten werden von der on-site Komponente entsprechend aufbereitet und an das UM-System in der Cloud übergeben. Schlussendlich wird die Faxnachricht im jeweiligen User-Postfach zugestellt. Die Verständigung zwischen Faxserver in der Cloud und on-site Komponente vor Ort funktioniert auf Basis der Standards http oder https und WebDAV. Die Verständigung zwischen IXI-UMS on-site Komponente und TK-Anlage basiert auf den „üblichen“ Standards: Nutzt das Unternehmen eine herkömmliche TK-Anlage, heißen die Standards ISDN und CAPI, die Übertragung basiert auf dem T.30 Protokoll. Nutzt das Unternehmen eine IP-PBX, spielen die Standards SIP oder H.323 für die Verständigung und T.38 oder SoftFax für die Übertragung eine Rolle. [weiter]


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Infos

Weitere Informationen zum Thema Fax und Unified Messaging finden Sie hier.

Fachartikel

Kontakt

Sibylle Klein
+49 8142 4799-29

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Glossar

CAPI steht für Common ISDN Application Programming Interface und ist eine ISDN-konforme standardisierte Programmierschnittstelle.

Centrex (von Central Office Exchange) stellt die Funktionen einer Telefonanlage für Privatpersonen oder Unternehmen mit Hilfe von Elementen eines öffentlichen Telekommunikationsnetzes (zum Beispiel ISDN) bereit.

H.323 ist ein ITU Standard zur Steuerung von Echtzeit-Sprachübertragung und Videokonferenzen über IP-basierte Netzwerke, z.B. LAN, WAN oder Internet.

http steht für Hypertext Transfer Protocol und ist ein Protokoll zur Übertragung von Daten über ein Netzwerk.

https steht für Hypertext Transfer Protocol Secure und ist ein Kommunikationsprotokoll, das im World Wide Web benutzt wird, um Daten abhörsicher zu übertragen. 

IP Centrex bezeichnet die Übernahme des Prinzips von Centrex in Voice over IP.

ISDN steht für Integrated Services Digital Network, ist ein internationaler Standard für ein digitales Telekommunikationsnetz und lässt sich sinngemäß als dienste-integrierendes digitales Netz übersetzen.

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