Unified Messaging zentral am SAP-System, dezentral an Microsoft Exchange

serVonic IXI-UMS bei der Voith AG europaweit im Einsatz

von Giuseppe Palmieri | serVonic GmbH | Public Relations


Wenn es um die Märkte Papier, Energie, Mobilität und Service geht, setzt Voith weltweit Maßstäbe. Das weltweit operierende Unternehmen mit Hauptsitz in Heidenheim an der Brenz gliedert sich in die vier Konzernbereiche Voith Paper, Voith Siemens Hydro Power Generation, Voith Turbo und Voith Industrial Services. 1867 gegründet, gehört Voith heute mit mehr als 40.000 Mitarbeitern, einem Umsatz von über 4 Milliarden Euro und über 270 Standorten auf der ganzen Welt zu den großen Familienunternehmen Europas.


Andreas Weidner, Manager Corporate Systems bei der Voith IT Solutions GmbH. Quelle: Voith AG

Die Anforderungen

Heute wird ein Drittel der gesamten Papierproduktion auf Voith-Papiermaschinen produziert. Mit Turbinen und Generatoren von Voith Siemens Hydro Power Generation wird ein Drittel der weltweit aus Wasserkraft gewonnenen Energie erzeugt. Antriebselemente von Voith Turbo werden rund um den Globus sowohl in industriellen Anlagen als auch auf Schiene, Straße und im Wasser eingesetzt. Überall auf der Welt vertrauen Unternehmen auf technische Dienstleistungen von Voith Industrial Services.
Um ein veraltetes Faxsystem abzulösen und die Kommunikationsprozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten, hat sich die Voith AG im Jahr 2005 für den Einsatz einer Unified Messaging-Lösung entschieden. Die Wahl fiel auf IXI-UMS des deutschen Softwareherstellers serVonic.  Ausschlaggebend war hier das gute Preis-Leistungs-Verhältnis, die Active Directory Integration und die Verbindung mit dem zentralen SAP R/3 System. Die UM-Lösung IXI-UMS von serVonic ist in sechs voneinander unabhängigen Systemen in der Zentrale in Heidenheim, Stuttgart, Ravensburg, Wien, St. Pölten und Manchester im Einsatz. Das modular aufgebaute UMS-System kann flexibel an die Bedürfnisse des jeweiligen Standortes angepasst werden. Der Dienst Fax ist in der Zentrale in Heidenheim, Ravensburg und Manchester das wichtigste Modul.
„Wir haben nach einer Kommunikationslösung gesucht, die in unsere vorhandene Systemumgebung gut integrierbar ist. Wichtig war uns in erster Linie die Funktion Fax“, so Andreas Weidner, Manager Corporate Systems bei der Voith IT Solutions GmbH. Die Fax-Funktionalität wird in St. Pölten vom Dienst Voice ergänzt. In Stuttgart und Wien sind neben Fax zusätzlich die Dienste Voice und SMS im Einsatz.

Stefan Gerny, Systems Engineer bei der Voith IT Solutions GmbH. Quelle: Voith AG

Die Lösung

„Bei einem Projekt dieser Größenordnung wollten wir auf einen Hersteller zurückgreifen, der seine Kompetenz bereits durch Referenzen aus Installationen mit größeren User-Anzahlen und verteilten Standorten unter Beweis gestellt hat und die SAP R/3 Integration realisieren kann. Das war für uns ein wichtiges Entscheidungskriterium“, erläutert Stefan Gerny, Systems Engineer bei der Voith IT Solutions GmbH. IXI-UMS von serVonic integriert sich als Add-On in das vorhandene Messaging-System. Durch den Mail-Server Exchange 2003 ist die E-Mail Funktionalität bereits gegeben. Die Unified Messaging-Lösung ergänzt, je nach Standort, lediglich die entsprechenden Funktionen Fax, Voice und SMS.
Technisch gesehen sind IXI-UMS Nachrichten nichts anderes als E-Mails: Faxe sind E-Mails mit grafischem Anhang, z.B. PDF, Voice-Nachrichten sind E-Mails mit Sprachdateianhang, z.B. WAV, Kurznachrichten sind E-Mails mit Text im Body. Eingehende Nachrichten werden von der UM-Lösung entsprechend aufbereitet und dem Benutzer als E-Mail mit Anhang unter der gewohnten Oberfläche zur Verfügung gestellt. Bei ausgehenden Nachrichten verhält es sich umgekehrt: Wenn der Benutzer ein Fax verschicken möchte, kann er das Dokument wie gewohnt erstellen und per SMTP versenden. Dieses wird dann von der serVonic Lösung verarbeitet und anschließend als Fax versendet.
Die gesamte Kommunikation zwischen IXI-UMS System und Exchange Server bzw. ERP-System arbeitet über Connectoren: Die Verständigung mit dem Messaging-System erfolgt über den IXI-UMS Exchange 2003 Connector. Für die Verständigung mit SAP ist der IXI-UMS Connector für R/3 im Einsatz. In Stuttgart ist ein weiteres, eigenes ERP-System über IXI-UMS FAPI (File API) angeschlossen. Die Überprüfung der Benutzer-Adressen und Berechtigungen erfolgt jeweils über LDAP-Abfragen im Active Directory.

Die Nutzung

In der Zentrale in Heidenheim nutzen 1.000 User die Faxserver-Lösung. Diese funktioniert nach folgendem Prinzip: Versand und Empfang von Faxnachrichten werden von den Mitarbeitern der Voith AG über den jeweils genutzten Mail-Client – Microsoft Outlook 2003 oder 2007 – verwaltet. Ausgehende Faxnachrichten werden analog zum E-Mail Versand erstellt. Die entsprechende Nachricht kann direkt als Text im Body eingegeben oder als Dokument, beispielsweise als Word-Datei, angehängt werden. Die Adressierung erfolgt über das Empfängerfeld. Der Anwender gibt dazu die entsprechende Faxnummer des Empfängers und daran anschließend ,,@hdh.fax“ ein. Die entsprechende Verarbeitung wie das Rendering der Datei übernimmt die IXI-UMS Software. Die Kosten für den Versand von Faxnachrichten werden analog zu den Telefonkosten über die jeweilige Kostenstelle des Absenders abgerechnet. In der Heidenheimer Zentrale werden täglich 1.000 bis 2.000 Faxe empfangen. Diese eingehenden Faxnachrichten werden von IXI-UMS entsprechend aufbereitet und stehen als E-Mail mit Anhang über den Client des Benutzers zur Verfügung. In Heidenheim ist zusätzlich das Monitoring-Tool IXI-Inspector installiert, das zu mehreren Zwecken genutzt wird. In der Hauptniederlassung überwacht das Monitoring-Tool die relevanten Dienste im Verzeichnis und in den Dateien, kann Dienste neu starten oder eine Benachrichtigung des Administrators per E-Mail auslösen.

Durch den Einsatz einer Faxserver-Lösung sollten bestimmte Geschäftsprozesse verbessert werden. In erster Linie ist hier die Beschaffung zu nennen, sprich der direkte Versand von Bestellungen, Auftragsbestätigungsformularen usw. aus dem SAP-System. Die Faxfunktion wird hauptsächlich für Bestellwesen, Faktura und Massenversand von Pressemitteilungen verwendet. Letzteres erfolgt teilweise mit niedriger Priorität, die Faxe werden zur besseren Ressourcen-Verteilung und zur Kostenersparnis erst nachts versendet. Bislang geschah dies auf dem Postweg oder mit einem Hardware-Faxgerät. Der Versand und Empfang von Faxnachrichten direkt aus Outlook und die simple Adressierung aus dem Adressbuch gehören für die Anwender mit zu den Highlights der serVonic Lösung.
IXI-UMS wird an den sechs Niederlassungen von insgesamt über 1.700 Usern genutzt. [weiter]


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kurz notiert

Hardware

  • HP ProLiant DL320 G3
  • Dialogic Diva Server ISDN-Karten

TK-Anlagen

  • Siemens HiPath
  • Avaya
  • Cisco CallManager

Mailsysteme

  • MS Exchange Server 2003
  • MS Exchange Server 2007

Software

  • MS Windows Server 2003
  • MS Windows Server 2007
  • IXI-UMS Kernel Version 5.7
  • IXI-UMS Fax 
  • IXI-UMS Voice 
  • IXI-UMS SMS
  • IXI-UMS Mobile
  • IXI-UMS Ex 2003 Connector
  • IXI-UMS Connector für R/3
  • IXI-UMS FAPI Connector
  • IXI-Inspector

Kontakt

Sibylle Klein
+49 8142 4799-27

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