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Faxen am PC-Arbeitsplatz

serVonic IXI-UMS bei der WEKA Service GmbH (Teil 2)


Außenansicht des Verlagsgebäudes. Quelle: WEKA Service GmbH

Die Nutzung

Der Faxdienst wird am Standort Kissing von 400 WEKA-Mitarbeitern genutzt, am Standort Wien ist IXI-UMS bei rund 100 Usern im Einsatz. In Kissing werden täglich durchschnittlich 60 bis 70 Faxe versendet und 130 bis 140 Faxe empfangen. Das Faxaufkommen am Standort Wien ist folgendermaßen verteilt: täglich werden etwa 40 Faxe, während rund 30 Faxe empfangen werden. Für beide Standorte wird die Faxfunktion hauptsächlich für das Bestellwesen verwendet. Bevor man sich für die serVonic-Lösung entschied, wurden die Geschäftsprozesse mit herkömmlichen Faxgeräten abgewickelt. Eine raschere und effizientere Arbeitsweise, das Einsparungspotential und nicht zuletzt die erhebliche Reduzierung des Papieraufkommens gehören für WEKA zu den Highlights und den wichtigsten Verbesserungen, die mit IXI-UMS erzielt werden konnten.
In Kissing sind zusätzlich IXI-UMS Client Tools installiert, die den Anwendern den Arbeitsalltag erleichtern: Damit können die Benutzer beispielsweise Faxe über den IXI-UMS Fax-Druckertreiber aus jeder beliebigen Anwendung heraus versenden und die Serienfax-Funktion direkt aus Microsoft Word nutzen.

Routing und Monitoring

Der IXI-UMS Dienst MDS - Message Distribution Server - ist eine sinnvolle Ergänzung, die an beiden Standorten für eine effektive Nachrichtenverteilung sorgt: Der zentral installierte IXI-UMS Dienst MDS übernimmt Routing und Transport der UMS-Nachrichten. Eine Zustellung der Nachrichten kann damit nicht nur an Standorte im LAN oder WAN erfolgen, sondern mittels HTTP auch an solche, die - wie etwa in Wien - über beliebige IP-Verbindungen angeschlossen sind. Mittels IXI-UMS Outbound Routing werden Faxe an einer zentralen oder dezentralen Stelle erstellt und – entsprechend der eingestellten Regelungen – an der geeigneten Stelle zentral oder dezentral versendet. IXI-UMS MDS ist neben der Unterstützung verteilter Architekturen mit mehreren Standorten, auch für erhöhte Ausfallsicherheit sowie eine nahtlose Einbindung in Security-Konzepte sinnvoll.
Für die Betreuung eines UM-Systems ist die Gewährleistung der einwandfreien Funktionalität des Systems unabdingbar. Um eine hohe Verfügbarkeit sicherzustellen, müssen beim Auftreten von Ausnahmezuständen die erforderlichen Maßnahmen umgehend eingeleitet werden können. In Kissing und Wien ist hierfür das Monitoring-Tool IXI-Inspector installiert: Das Monitoring-Tool sorgt für die Überwachung der relevanten Dienste und Prozesse im Verzeichnis und in den Dateien, kann Dienste neu starten, Prozesse beenden oder eine Benachrichtigung des Administrators per E-Mail auslösen.

Die WEKA Standorte Kissing und Wien verfügen jeweils über eine leistungsstarke Faxserver-Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene IT- und TK-Struktur integriert

Die technische Realisierung

Bei den WEKA-Unternehmen am Standort Kissing ist die Unified Messaging Software mit IXI-UMS Kernel in Version 5.7 mit vier Kanälen auf einem zentralen Exchange 2003 Server unter Windows XP installiert. Die Standorte Kissing und Wien verfügen insgesamt über etwa 650 Rechner - Desktop-PCs von HP und Laptops von Toshiba. Der Nachrichtentransport des IXI-UMS Servers nach außen läuft über Dialogic Diva Server 4 BRI ISDN-Karten. Das System in Kissing arbeitet mit einer Avaya-Telefonanlage zusammen. Der IXI-UMS Kernel sorgt für Empfang und Konvertierung der UMS-Nachrichten. Die Zustellung zum jeweiligen Arbeitsplatz erfolgt an beiden Standorten über den IXI-UMS Exchange 2003 Connector für die Verbindung zu Microsoft Exchange und den MS Outlook Postfächern.
Beim WEKA-Verlag in Wien wird die Anbindung an die TK-Plattform Cisco CallManager über das IXI-UMS VoIPconnect Modul über H.323 ermöglicht, welches für den Dienst Fax mit zwei Kanälen im Einsatz ist.
Die technische Realisierung verlief problemlos, die Installation der IXI-UMS Komponenten war innerhalb eines Tages abgeschlossen. WEKA nutzt IXI-UMS bereits seit mehreren Jahren und ist sehr zufrieden mit der serVonic Software. „Das System läuft nach wie vor sehr stabil, der Aufwand ist gering“, fasst der IT-Verantwortliche bei der WEKA Service GmbH zusammen. Ralf Burkelz weiter: „Auch die Umstellung auf IP für den Standort Wien war kein Problem“. Die Integration von IXI-UMS in die MS Exchange-Architektur ermöglicht den Anwendern die Nutzung der Software ohne speziellen Schulungs- und Lernaufwand.

Fazit

Effizienzsteigerung, Zeit- und Geldersparnis sind die Schlagworte, mit denen sich die Vorzüge der Unified Messaging-Lösung IXI-UMS am treffendsten beschreiben lassen. Die WEKA-Unternehmen an den Standorten Kissing und Wien verfügen mit IXI-UMS von serVonic über eine zukunftssichere Faxserver-Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene IT- und TK-Struktur integriert und allen Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht wird. „Insgesamt konnten wir dank des vereinfachten und zeitsparenden Faxversandes eine Kostenreduzierung erzielen und die Kommunikationsprozesse in unserem Unternehmen optimieren“, resümiert Ralf Burkelz. Zukünftige Erweiterungen für weitere Unternehmen der WEKA Business Information sind momentan zwar nicht geplant, eine Anbindung weiterer Standorte ist aber durchaus denkbar.


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Infos

Nähere Informationen zum Thema Integration von Unified Messaging in Microsoft Exchange Server finden Sie hier.

Fachartikel

Unseren aktuellen Fachartikel zum Thema "Unified Messaging und CTI im Unternehmen - Der Einfluss von Unified Communications auf den Auswahlprozess" finden Sie hier.

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